Sotavahinkosäätiön (jäljempänä Säätiö) tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.5.2018

1.Rekisterinpitäjä

Sotavahinkosäätiö
Y-tunnus 1438358-3
Postiosoite: Sotavahinkosäätiö c/o Nordea Private Banking
Aleksanterinkatu 36 B, 00020 Nordea

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Säätiön asiamies

3. Rekisterin nimi: Apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Apurahanhakijarekisteri: Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri on
apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja Säätiön historiatietoja varten. Rekisteriin
tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä hankkeen edistymiseen ja
loppuraporttiin liittyvät tiedot.
Apurahansaajarekisteri: Myönnettyjen apurahojen maksamista ja maksamisen seurantaa
varten, verottajalle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) tehtäviä
apurahamaksamisilmoituksia varten.
Säätiön apurahanhakijat ja apurahansaajat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joiden
henkilötietoja Säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.

5. Käsittelyprosessi

Säätiön apurahahakija- ja apurahansaajarekisteriä säilytetään niiden käyttötarkoituksen
toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään vain apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen
kannalta välttämättömissä määrin.
Apurahahakijoiden kirjautuminen hakemusten verkkopalveluun edellyttää henkilökohtaista
salasanaa. Apurahanhakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan
suostumukseen.
Henkilötietojen vastaanottajaryhmiä, joille tietoja voidaan luovuttaa ovat: Säätiön hallitus,
asiamies, Säätiön valtuuttamana Nordea Bank AB (publ.), Suomen sivuliikkeen erikseen
nimeämät henkilöt. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.

6. Rekisterin suojaus

Tiedot kerätään Aspicore Oy:n sähköisen tietojärjestelmän tietokantoihin, jotka ovat
palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja
vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Tulostettu kirjallinen rekisterimateriaali, mikäli sellaista käytännön syistä on olemassa,
säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

7. Rekisterien tietosisältö

Apurahanhakijarekisteri: Apurahanhakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, haetun
apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haettavan apurahan summa ja hakemisaika,
apurahatyöskentelyn arvioitu kesto, työsuunnitelma, hakijan ilmoittamat viime vuoden aikana
saadut apurahat, hakemuksen liitteet, kuten hakijan ansioluettelo ja yhteisöjen
toimintakertomukset, hankkeen budjetit sekä säätiölain (487/2015) edellyttämät
lähipiirikysymykset vastauksineen.
Apurahansaajarekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakijan henkilötunnus, yhteisön Y-
tunnus, pankkitilin numero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan käyttötarkoitus ja
maksamistiedot.

8. Apurahanhakija- ja saajarekisterin säilytysajat

Niiden apurahahakijoiden tiedot, joille apurahaa ei ole myönnetty säilytetään hakuvuotta
seuraavan vuoden loppuun, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Apurahansaajien tiedot voidaan
säilyttää 10 vuotta, mukaan lukien myöntövuosi. Apurahan vastaanottajan nimi, myönnetty
summa ja apurahan käyttötarkoitus säilytetään ikuisesti.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Myönnetyt apurahat voidaan julkaista Säätiön kotisivulla. Tieto luonnollisille henkilöille
maksetuista apurahoista ilmoitetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) apurahan
saajan vakuuttamisvelvollisuutta varten ja verohallinnolle. Apurahahakemuksia käsittelevät
Säätiön hallituksen ja asiamiehen sekä Nordea Bank AB (publ.), Suomen sivuliikkeen
henkilöstön lisäksi teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimistot ja tilintarkastajat. Tietoja
näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän kannalta tarpeellista.

10. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön
rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyynnön ja kysymykset voi osoittaa säätiölle
järjestelmän (Aspicore Oy) sisäisellä viestillä tai sähköpostilla Säätiön postiosoitteeseen.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus säätiön rekisterissä olevan virheellisen
tiedon korjaamiseen. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti osoitteeseen:
Sotavahinkosäätiö, c/o Nordea Private Banking, Aleksanterinkatu 36 B, 00020 Nordea.

Säätiö/ rekisterinpitäjä antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta
rekisteröidylle tiedon mihin toimenpiteisiin tehdyn pyynnön johdosta on ryhdytty. Määräaikaa
voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen
monimutkaisuus ja määrä.

12. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön

Kirjautumalla tähän säätiön apurahahaku -rekisteriin hyväksyn henkilötietojeni käsittelyn
kuten edellä mainituissa 1-12 kohdissa on esitetty.